6 spôsobov ako pracovať efektívnejšie

Obľúbená fráza, ktorá sa dnes veľmi často využíva znie: "Pracuj múdrejšie, nie tvrdšie." A síce ide o pravdu, čo vlastne znamená? Ako máme pracovať múdrejšie a inteligentnejšie? Dá sa to?

Krátky výrok má v istom zmysle pravdu. V skutočnosti sa dá pracovať múdrejšie a inteligentnejšie. Človek však musí chcieť a celý proces práce si dobre premyslieť a naplánovať. Na to, aby ste však mali všetko "pod palcom", je potrebné vynaložiť isté úsilie. Plánovanie v kalendári a diári, zoznamy úloh či vypisovanie dôležitých informácii o projektoch môže byť náročné. Množstvo ľudí tento proces nemá v láske.

Ak však získate všetky tieto oblasti života pod kontrolu, môžete si byť istí, že v práci budete tráviť omnoho menej času. Na vykonanie všetkých úloh vynaložíte menej energie a zvládnete ich dokonca urobiť rýchlejšie. Nehovoriac o skvelom pocite, ktorý budete na konci dňa pociťovať.

Ako dosiahnuť tento stav a mať prácu a osobný život pod kontrolou? Vyskúšajte 6 tipov, ktoré vám pomôžu pracovať inteligentnejšie a múdrejšie.

1. Naplánujte si svoj deň dopredu

Ak si nenaplánujete prácu, ktorú musíte urobiť, jednotlivé činnosti nebudete mať pod kontrolou. Práve naopak. Oni budú mať pod kontrolou vás. Všetky priority, ktoré by ste inak vyriešili prednostne, sa presunú na koniec dňa, kedy by ste už mali oddychovať. Počas dňa sa totižto budete venovať úplne nepodstatným veciam, ktoré vás neposúvajú dopredu.

Na naplánovanie nasledujúceho dňa nepotrebujete drahý diár alebo platenú aplikáciu. Stačí, aby ste si vzali pero a papier. Stačí vám aj malý kúsok, kde si napíšete úplne všetko, čo potrebujete. Nemusí to byť ani chronologicky. Spočiatku by ste si mali vypísať len body, ktoré musíte urobiť. Následne si ich prejdite a pridajte aj čas. Dobré je použiť metódu 8+1.

Metóda 8+1 znamená, že si napíšete desať najdôležitejších úloh, ktoré musíte urobiť. Z nich si vyberiete dve, ktoré budú najdôležitejšie a musia byť hotové v daný deň. Nesmiete ich presúvať na iné dátumy. Zvyšných osem úloh bude patriť taktiež k dôležitým a mali by ste sa usilovať o to, aby ste ich urobili, no ak sa stane, že by ste ich museli presunúť na iný termín, nebude to príliš veľký problém.

Kľúčom plánovania nie je iba plnenie pracovných úloh. Myslite na to, že deň má len 24 hodín. Z nich musíte okrem práce aj oddychovať, spať a byť s rodinou či priateľmi. Medzi hlavnými dvomi cieľmi (úlohami) nemusí byť len práca. Pokojne si dajte jeden z cieľov osobný. Naplánujte si cvičenie, prechádzku vonku alebo stretnutie s priateľmi.

Plánovanie dňa trvá len 5 - 10 minút. Nezaberie dlhé hodiny. Uvidíte, že akonáhle si všetky úlohy rozplánujete, budete sa cítiť omnoho voľnejšie. Do postele pôjdete s pocitom, že ste na nič nezabudli. Plus, na ďalší deň budete hneď od rána vedieť, čo máte robiť. Nebudete skákať z jednej aktivity na druhú.

2. Prácu si plánujte na týždeň, nie na deň

Množstvo ľudí robí pri plánovaní svojej práce veľkú chybu. Snaží sa počas dňa stihnúť množstvo úloh a vyčistiť tak celý svoj to do list. Problémom tohto prístupu je však to, že pri takomto plánovaní nepočítate s novými vecami, ktoré sa počas dňa udejú. Každý deň prichádzajú nové úlohy, ktoré budete musieť splniť. Plánujte si ich preto tak, aby ste každý deň stihli urobiť aj niečo navyše, o čom ste dopredu nevedeli.

Namiesto toho, aby ste si písali len zoznam na jeden deň, si položte otázku: Aké úlohy by ste chceli mať splnené do konca týždňa? Po zodpovedaní otázky si všetky aktivity a úlohy roztrieďte počas celého pracovného týždňa. A ak sa náhodou stane, že ich v pondelok alebo v utorok nestihnete urobiť, nič sa nedeje, pretože máte ešte ďalšie tri dni na ich dokončenie. Takto sa vyhnete stresu, ktorý by ste si spôsobovali úplne zbytočne a dovolíte si dýchať.

Pri plánovaní myslite na to, že ste človek a nie stroj. Schopnosť sústrediť sa závisí od množstva vecí ako napríklad od spánku, energie alebo toho, ako sa cítite. Všetky tieto faktory ovplyvnia to, aký pracovný výkon podáte. Ak sa vám jeden deň nedarí, neznamená to, že sa vám nebude dariť aj na ten ďalší.

3. Veci si plánujte sami

Samozrejme, niektorí ľudia majú sekretárky alebo ľudí, ktorí im plánujú ich osobný aj pracovný život. Najlepšie však spravíte, ak si svoj časový harmonogram a celkovo rozvrh dňa budete plánovať úplne sami. Mať kontrolu nad svojím časom a tým, čo budete počas dňa robiť, je silná zbraň, ktorú by ste nemali dávať do rúk nikomu inému.

Ak by ste si totižto dali naplánovať svoj deň alebo prácu niekomu inému, mohlo by sa stať, že by na niektoré aktivity zabudol. Sekretárka či asistent nemusia vedieť, čo všetko potrebujete počas dňa urobiť. Nevedia, aké termíny sa blížia a aké deadliny musíte dodržať.

Chcete pracovať múdrejšie a inteligentnejšie? Buďte pánom svojho času. Na plánovanie vám stačí zopár minút denne.

4. Vyskúšajte časové bloky

Plánovanie pomocou časových blokov je veľmi obľúbený spôsob pre mnohých ľudí. Je to systém plánovania, pomocou ktorého môžete získať kontrolu nad svojím časom. Namiesto toho, aby ste robili nadčasy a dokončovali prácu, ktorú ste už mali mať hotovú, si takto budete užívať čas s rodinou alebo priateľmi. Ako však časové bloky fungujú a čo je ich základom?

Do svojho diára, aplikácie alebo len na papier si na každý deň vyblokujte dve alebo tri hodiny na plné sústredenie sa. Tento čas môžete využiť napríklad na prácu alebo osobný život. Je to čisto na vás. Na to, aby celá technika fungovala, musíte nájsť správny čas, kedy bloky využiť. Niektorí sa viac sústredia doobeda, iní zas poobede. Vyberte si obdobie dňa, kedy sa vám najlepšie pracuje a bloky si naplánujte práve na tento čas.

Počas dvoj alebo trojhodinového bloku by ste mali pracovať na najdôležitejších projektoch alebo úlohách, ktoré máte naplánované. V prípade, že ste použili metódu 8+2, pracuje práve na dvoch spomenutých úlohách.

Samozrejme, tento spôsob pracovania nie je možné využívať každý jeden deň. Ide o namáhavú taktiku, ktorá si vyžaduje veľké množstvo sústredenia a energie. Blokovanie však môžete využívať v časoch, keď budete mať veľké množstvo práce alebo keď sa vám bude zdať, že nemáte dostatok motivácie.

Plus, výhodou je, že blokovanie si môžete upraviť presne podľa seba. Nemusíte si vytvárať len jeden časový blok na 2 alebo 3 hodiny. Pokojne si naplánujte tri bloky po dobu jednej hodiny. Nezabúdajte, že rozdeľovanie času a plánovanie vám má pomôcť. Nemá vám celý deň alebo týždeň sťažiť.

5. Využívajte aplikácie

Veľké množstvo ľudí si vytvára to do listy v poznámkach v mobile alebo len na zdrapoch papiera, prípadne v malom zápisníku. Problém pri takomto plánovaní je ten, že papier alebo zápisník môžete stratiť a poznámku z mobilu kedykoľvek vymazať. Vyhnite sa takýmto chybám, ktoré vás môžu stáť projekt, peniaze alebo vašu produktivitu a stiahnite si jednu z množstva aplikácií.

iOS aj Android poskytujú veľké množstvo rôznych zaujímavých aplikácií na motiváciu. Jednoducho sa používajú, majú množstvo funkcií a poskytujú príjemné používateľské rozhranie. Plusom je aj to, že všetky úlohy budete mať na jednom mieste a vždy so sebou. Okrem telefónu si nebudete musieť so sebou brať žiadny diár alebo zápisník.

Jedna aplikácia na plánovanie vám ušetrí čas a uchová všetky informácie na jednom mieste. Nebudete si musieť pamätať, či ste si úlohy plánovali aj v diári alebo v kalendári.

Ľudský mozog je jedna veľká záhada a síce má vysoký výkon a dokáže si zapamätať množstvo rôznych úloh, neverte mu na 100 %. Pri veľkom množstve stresu a práce na jednotlivé úlohy veľmi jednoducho zabudnete. Udržať si všetko v hlave je príliš náročné. Preto to nerobte. Dajte si oddych a na ukladanie vašich povinností využite externého pomocníka.

6. Vytvorte si svoj vlastný spôsob pracovania

Každý pracuje iným spôsobom. Niekto si rád ráno pospí a pracuje do hlbokej noci, iní si radšej privstanú, aby mali neskoršie poobedie a večer sami pre seba. Je jedno, či patríte do prvej alebo druhej skupiny. Spôsob práce a toho, ako budete počas dňa postupovať, by ste si mali vytvoriť sami. Rutina je v práci dobrá, pretože vám pomáha dosahovať množstvo cieľov.

Ráno, hneď po tom, ako vstanete, by ste si mali vytvoriť menší rituál. Ešte predtým, ako začne chaos celého dňa. Dajte si rannú jogu alebo menší strečing. Vypite pohár vody, spravte si kávu a zdravé raňajky. Užite si začiatok dňa. Pozrite sa na svoj plán a to, čo všetko musíte stihnúť. Premyslite si, čím začnete a pomaly sa pustite do práce.

Nezabúdajte, že aj pri pracovaní potrebujete určité kroky, ako dosahovať jednotlivé ciele. To znamená, po určitom čase si dajte pauzu. Naberte energiu a následne sa zas do práce pustite.

Jednotlivé kroky, ktoré podniknete počas dňa, vás dostávajú bližšie k vášmu vytúženému cieľu. Postupom času sa z nich stane zvyk, ktorý bude pre vás úplne prirodzený. Jednotlivé spôsoby plnenia úloh si môžete prispôsobovať, no základ zostane stále rovnaký.

Zhrnutie

Túžite pracovať inteligentnejšie a múdrejšie? V tom prípade sa inšpirujte našimi šiestimi tipmi. Tie vám poradia, ako správne plánovať a ako si rozdeliť čas prakticky a efektívne. Zbavte sa prokrastinácie a zabíjania času v priebehu 10 minút. Plánovanie je zábava a rozhodne nemusí byť zdĺhavé.

Často kladené otázky

---