Využite svoj deň naplno: 6 tipov, ako si ho správne naplánovať

plánovanie

Určite sa to stalo aj vám. Pozreli ste sa na hodinky a zrazu ste zistili, že je večer a vy ste nestihli ani polovicu toho, čo ste chceli. Ako je to možné? S veľkou pravdepodobnosťou ste prokrastinovali, robili ste veci, ktoré ste v ten deň ani nechceli, a od hlavnej úlohy ste neustále odskakovali. Všetky vymenované faktory sú úplne bežné a stretnete sa s nimi hlavne vtedy, keď si deň vôbec nenaplánujete, alebo si ho naplánujete, no nie správne. Ako teda plánovať pracovný aj voľný čas tak, aby ste ho využili na maximum? Pripravili sme si pre vás zopár praktických tipov.

plánovanie práce

Nájdite si spôsob, ktorý vám vyhovuje

Niekto si rád plánuje nadchádzajúci deň do papierového diára, iný zas preferuje rôzne aplikácie, prípadne kombináciu oboch. Na začiatok sa preto rozhodnite pre jednu z možností a následne, keď si časom uvedomíte, že vám nevyhovuje, ju jednoducho zmeňte.

Najlepšie spravíte, keď sa budete snažiť nájsť si svoj vlastný spôsob plánovania. Nekopírujte zbytočne ostatných a nesnažte sa používať niektoré nástroje len preto, lebo vyhovujú vašim blízkym alebo niekomu, koho poznáte.

Ak sa rozhodnete plánovať si svoj deň pomocou aplikácií, vyskúšať môžete niektoré z najobľúbenejších a najrozšírenejších, ku ktorým sa radia:

  • ToDoIst
  • Monday
  • Notion
  • Asana
  • Trello

V online aplikáciách sa nebojte meniť farby písma a používať rôzne značky, ktoré vám sprehľadnia celý denný harmonogram a zaistia, že sa v ňom nestratíte. V bežných, papierových diároch alebo zošitoch, zas používate farebné perá, nálepky a rôzne predeľovače.

Urobte si z plánovania zvyk

Ak ste si doteraz svoje dni neplánovali, budete si musieť z tejto činnosti spraviť zvyk. To znamená, že v prvé dni sa do nej budete musieť doslova tlačiť. Keď však niekoľko dní či týždňov vydržíte, môžete si byť istí, že sa z každodenného plánovania stane prirodzená vec, ktorú budete vykonávať automaticky.

Ako si však zjednodušiť celý proces vytvárania zvyku? Jednoducho, pomocou týchto krokov:

  • Na plánovanie si vyhraďte presný čas – namiesto toho, aby ste jeden deň plánovali svoje úlohy večer a na druhý deň zas ráno, si vyhraďte presný čas, kedy sa plánovaniu budete venovať. Niekomu vyhovuje spísať si všetky svoje úlohy večer predtým. Iný si ich spíše ráno a hneď na nich začne pracovať. Je to na vás.
  • Proces plánovania si spríjemnite – nebaví vás plánovať si úlohy na ďalší pracovný deň? Spríjemnite si celý proces dobrou kávou, hudbou alebo nejakým chutným pokrmom. Spravte si z plánovania rituál, na ktorý sa budete doslova tešiť, a uvidíte, že naň nikdy nezabudnete.
  • Využívajte spôsoby plánovania, ktoré podporujú vašu produktivitu – to znamená, že ak vám plánovanie v online aplikáciách nevyhovuje, zmeňte ho na plánovanie v diári. Nesnažte sa využívať techniky, ktoré vám nevyhovujú, ubíjajú vás a znižujú produktivitu.
diár a šálka

Rozdeľte si úlohy podľa priority

Počas dňa vykonávame viacero úloh, ktoré môžeme deliť do dvoch kategórií:

  • Veľké a najdôležitejšie úlohy (najvyššia priorita) – ide o úlohy, ktoré by ste si mali plánovať ako prvé, pretože ich musíte aj medzi prvými spraviť. Môže to byť napríklad odovzdanie nejakého projektu, ktorému sa blíži deadline.
  • Menšie a menej dôležité úlohy (nižšia priorita) – ide o menej podstatné úlohy, ktoré by ste mali plánovať medzi poslednými. Ak sa náhodou stane, že by ste ich počas dňa nestihli spraviť, nebude to problém. Môžete ich presunúť na ďalší deň.

Ak netušíte, do ktorých kategórií patria vaše úlohy, dokážete to veľmi jednoducho zistiť. Všetky si ich spíšte na papier pod seba. Keď majú niektoré deadline, napíšte ho k nim. Projekty a povinnosti, ktoré majú najkratší deadline sú najväčšou prioritou. To isté platí aj pre veľké projekty, na ktoré síce máte niekoľko dní či týždňov, no sú náročné na čas a ich skompletizovanie vás bude stáť veľa energie.

Do kategórie menších a menej dôležitých úloh sa radia spravidla menšie administratívne činnosti, ktoré nemajú žiaden deadline a nezávisí od nich chod firmy alebo jadro vašej práce. Môže ísť napríklad o odpísanie na e-mail alebo pracovný telefonát ohľadom nejakej menej dôležitej veci.

Rovnakým spôsobom si rozdeľte aj úlohy, ktoré sa spájajú s vaším osobným životom.

Zistite, kedy ste najviac produktívni

Po dobu niekoľkých dní sa sledujte a zistite, kedy máte najviac energie. Je to hneď ráno, prípadne doobeda po tom, ako si vychutnáte svoju prvú šálku kávy? Alebo je to až vo večerných hodinách, keď väčšina ľudí ide do postele?

Čas najvyššej produktivity využite na najťažšie a najkomplikovanejšie úlohy, ktoré vám zoberú najviac energie a naopak. Menšie úlohy, ktoré robíte automaticky, si naplánujte na čas, kedy je vaša produktivita na bode mrazu. Takýmto spôsobom si zaistíte, že sa s jednotlivými povinnosťami nebudete príliš trápiť a vždy odvediete dobrú prácu.

Zbytočne to nepreháňajte

Pri plánovaní je dôležité zostať nohami pevne na zemi a zbytočne to nepreháňať. Ak si totižto na deň naplánujete množstvo rôznych úloh, budete v strese. Nehovoriac o tom, že keď ich nestihnete (čo sa s veľkou pravdepodobnosťou aj stane), budete sa cítiť demotivovaní a neproduktívni.

Namiesto desiatok náročných úloh si na deň naplánujte dve, maximálne tri, ktorým môžete venovať dostatok času, pozornosti aj energie. Ostatné úlohy by mali byť skôr menšie a doplnkové, ako napríklad odpovedanie na e-maily alebo pracovné hovory s kolegami.

Ak toho máte veľa a bojíte sa, že na niečo zabudnete, naplánujte si rovno niekoľko dní za sebou. Keď si úlohy napíšete na papier alebo do aplikácie, môžete ich pokojne pustiť z hlavy. A v prípade, že by sa vám niečo zmenilo, úlohu veľmi jednoducho preplánujete na iný deň.

plánovanie práce

Zhodnoťte predchádzajúci týždeň alebo mesiac

Po týždni, prípadne mesiaci (čo vám bude vyhovovať viac), sa na svoj harmonogram (plán) pozrite a zistite, čo by ste mohli vylepšiť, aby ste sa v ňom lepšie vyznali a urýchlili niektoré procesy. Zdá sa vám, že úlohy splývajú, pretože ich píšete podobnými farebnými odtieňmi? Jednoducho vymeňte perá alebo začnite používať fixky a zvýrazňovače.

Alebo ste zistili, že plánovanie do diára aj aplikácie je príliš komplikované a časovo náročné? Začnite využívať len jednu z možností, prípadne siahnite po elektronickom diári a navzájom ho s aplikáciou prepojte.

Na plánovaní ide vždy niečo zlepšiť, urýchliť alebo zautomatizovať, preto si nezabudnite svoj predchádzajúci týždeň alebo mesiac zhodnotiť a prípadné novinky rovno aplikovať do praxe.

Bonus: Vyskúšajte overené techniky

Ak sa vám zdá, že sa na jednotlivé úlohy nedokážete sústrediť a idú vám veľmi pomaly, vyskúšajte rôzne overené techniky určené na podporenie produktivity. K nim sa radí napríklad technika Pomodoro alebo Flowtime.

Pomodoro technika

Pomodoro je druh metódy organizácie času, ktorú na konci 80. rokov vyvinul Francesco Cirillo. Technika využíva časovač na rozdelenie jednotlivých úloh na časti, ktoré majú spravidla 25 minút. Dĺžku jednotlivých častí si však môžete predĺžiť aj na dlhšie úseky, napríklad na 30 alebo 40 minút.

Technika Pomodoro funguje na základe niekoľkých krokov:

  • Vyberte si úlohu, na ktorej chcete pracovať.
  • Nastavte si časovač na 25 minút (prípadne dlhšie).
  • Na úlohe pracuje 25 minút bez vyrušovania. Ak by ste chceli počas tejto doby urobiť niečo iné alebo vám napadla nejaká zaujímavá myšlienka, zapíšte si ju na papier, no nezaoberajte sa ňou. Sústreďte sa na úlohu, ktorú chcete dokončiť.
  • Keď časovač zazvoní, dajte si pauzu na 5 minút. Následne sa k úlohe vráťte.
  • Po štyroch dvadsaťpäť minútovkách si dajte dlhšiu pauzu (15 – 30 minút).

Pomodoro technika vyzerá na prvý pohľad veľmi jednoducho, možno až neúčinne. Pravdou však je, že keď sa na úlohu, od ktorej by ste inak neustále odskakovali, alebo by ste ju stále odsúvali, budete sústrediť aspoň 25 minút, môžete s ňou pohnúť ďalej. 

Pre mnohých je dokonca Pomodoro “motivačným štartom”. Keď im alarm po 25 minútach zazvoní, často ho vypnú a pracujú ďalej bez toho, aby si vôbec dali pauzu. V niektorých prípadoch totižto problém nerobí ani tak úloha, ako to, že sa človek nevie prinútiť začať.

plánovanie do diára

Flowtime technika

Technika Flowtime síce nie je taká známa ako technika Pomodoro, no má množstvo benefitov, kvôli ktorým sa rozhodne oplatí vyskúšať ju. Jej autorkou je Zoe Read-Bivens, ktorá ju vymyslela ako prostriedok na odstránenie niektorých nedostatkov, s ktorými sa stretla pri používaní techniky Pomodoro.

Zoe totižto zistila, že dodržiavanie 25-minútových pracovných úsekov často prerušuje jej flow (pocit ponorenia sa do konkrétnej úlohy) a v konečnom dôsledku jej produktivitu skôr znižuje, ako zvyšuje. Aby tento problém vyriešila, snažila sa vytvoriť systém, ktorý by zachoval prospešné aspekty techniky Pomodoro a zároveň by nahradil tie, ktoré prácu komplikujú a spomaľujú.

Využívanie Flowtime techniky je jednoduché. Na začiatok si musíte vytvoriť časový harmonogram, ktorý vám pomôže pri plánovaní každodenných činností. Harmonogram si môžete vypracovať na papier, do diára alebo do tabuliek v počítači.

V harmonograme nesmú chýbať tieto stĺpce:

  • Názov úlohy 
  • Čas začiatku práce na úlohe
  • Čas ukončenia práce na úlohe
  • Prerušenie 
  • Pracovný čas 
  • Čas prestávky

Následne sa môžete pustiť do využívania Flowtime techniky. Najprv si vyberte úlohu, na ktorej chcete pracovať a zaznačte si ju v harmonograme. Následne vyplňte čas, kedy na nej začínate pracovať.

Pri práci na úlohe sa sústreďte čisto na ňu. Zabudnite na multitasking, čiže robenie viacerých vecí naraz.

Pracujte dovtedy, kým nebudete potrebovať prestávku. Do harmonogramu si zapíšte čas prestávky a na chvíľu si oddýchnite. Kroky následne opakujte dovtedy, kým prácu nedokončíte.

Do harmonogramu si nezabudnite zapísať ani menšie vyrušenia, ako napríklad odchod na toaletu alebo telefonát, a celkový pracovný čas. Časový hárok si nechajte a raz za čas, najlepšie raz za týždeň alebo mesiac ho prejdite. Zistite, čo vám robí v rámci produktivity a sústredenia najväčšie problémy a čo by ste mohli vylepšiť.

Ďalšie techniky

K ďalším technikám podporujúcim produktivitu sa radia:

  • Eat the frog
  • Personal Kanban
  • SMART
  • Time blocking
  • The Eisenhower Matrix
  • Zen to Done
písanie plánu

Zhrnutie

Zdá sa vám, že nie ste dostatočne produktívni alebo je váš pracovný život príliš chaotický? Začnite si ho plánovať a spravte si v ňom poriadok. Jednotlivé úlohy si zapíšte do diára alebo aplikácie a podporte nielen svoju produktivitu, ale aj motiváciu.

zdroj: lifehack.org


Naďa Černá

Naďa Černá

Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.


Podobné články:

mikroprestávka

Mikroprestávky: Čo to je a aké benefity vám prinesú?

Udržať si rovnaký pracovný výkon počas celého dňa je nemožné. Po niekoľkých hodinách sústredenia sa začína človek cítiť únavu, kvôli ktorej sa môže...

pozeranie filmov

Najlepšie knihy, seriály a filmy roka 2022

Rok 2022 so sebou priniesol množstvo zaujímavých kníh a filmov, ktoré rozosmiali, potešili, prekvapili či dokonca spôsobili smútok. Niektoré ste...

filmy

6 nových filmov a seriálov, ktoré by vám v novembri nemali uniknúť

Dni sú čoraz kratšie a vy premýšľate, ako si vyplniť dlhé chladné večery? Zabudnite na prácu a užite si dobré filmové a seriálové snímky, ktoré si...

multitasking

Multitasking: Kedy sa oplatí a kedy sa mu treba vyhnúť?

S pojmom multitasking sa dnes stretol snáď každý. Vo voľnom preklade znamená “robiť viac vecí naraz”, čo je často snom mnohých workoholikov. Predsa...