Najlepšie aplikácie na to-do listy: Plánujte ako profesionál!

Najlepšie aplikácie na tvorbu to do listov umožňujú jednoducho, rýchlo a účinne spravovať a organizovať vašu pracovnú záťaž. Hoci existuje množstvo softvérových nástrojov na riešenie jednotlivých úloh, od cloudových kancelárskych balíkov až po nástroje na riadenie projektov, niekedy môže byť ťažké prechádzať z jednej aplikácie do druhej bez toho, aby ste na niečo zabudli. A to platí dvojnásobne v prípade, ak máte viacero klientov, termínov alebo priorít.

Najlepším riešení je preto jedna aplikácia, v ktorej nájdete úplne všetko. Prehľadne a na jednom mieste. Dobrou správou je, že na nájdenie takýchto softvérov nemusíte hľadať príliš dlho. Na trhu máte k dispozícií množstvo balíkov, ktoré sú určené na správu úloh, čo uľahčuje organizáciu vašej pracovnej náplne a postupov.

Výsledkom je lepšia schopnosť riadiť komplexné úlohy, najmä pri jednotlivých projektoch s viacerými potrebami a požiadavkami, ako aj pri riešení viacerých projektov, z ktorých má každý svoje vlastné požiadavky. Pre tímy sú dokonca k dispozícii softvérové nástroje, ktoré vám umožnia pracovať spoločne.

V dnešnom článku sa preto pozrieme na najlepšie aplikácie a softvéry na správu úloh, ktoré vám uľahčia organizáciu aj riadenie vašich pracovných potrieb.

Microsoft 365

Niektorí si pri Microsoft 365 môžu myslieť, že žartujeme. Predsa, táto služba je skôr balík softvérových služieb než jedna aplikácia. Pravdou ale je, že ide o najužitočnejšiu softvérovú platformu. A to hlavne pokiaľ ide o každodenné pracovné úlohy, nehovoriac o vytváraní zoznamov úloh.

Na začiatok máte k dispozícii Word na spracovanie dokumentov, pričom najnovšia verzia dokáže importovať aj ukladať súbory PDF. V ponuke je aj Excel na tabuľky a všetky transakčné zápisy, ktoré potrebujete. Samozrejme, nechýbajú ani aplikácie na prezentácie PowerPoint, Outlook na e-maily a kalendár, a Access na základné databázy.

Spoločnosť Microsoft však svoju pôvodnú ponuku kancelárskych aplikácií rozširuje, takže teraz sa k nej dodáva aplikácia Microsoft Teams na videokonferencie a bežnú komunikáciu. Spolu so skutočnosťou, že Microsoft 365 beží v cloude, čo znamená, že ho možno používať na akomkoľvek zariadení s internetovým prehliadačom, je to naozaj výkonná platforma pre moderný obchodný svet.

Microsoft Office je už dlho základom kancelárskej práce a síce sa na trhu objavujú rôzni konkurenti, ide o silného hráča, ktorého len tak nikto neporazí. Najnovšia verzia je zostavená tak, aby uspokojila všetky potreby moderného podniku, pričom jej základom je spolupráca. Vo výsledku ide o plnohodnotný a komplexný softvérový balík, ktorý vám umožní robiť všetko, čo potrebujete.

Easynote

Easynote je ďalší cenovo dostupný a ľahko použiteľný nástroj na správu úloh. Poskytuje nástroje na vytváranie, prideľovanie a sledovanie úloh. Aplikácia je zameraná na bežných užívateľov aj podniky a možno ju použiť na organizáciu všetkého od nákupných zoznamov až po projekty na viacerých platformách.

Pokiaľ ide o funkcie, softvér umožňuje spolupracovať na úlohách a zdieľať súbory. Môžete v ňom tiež nastaviť termíny, dôležitosť úloh, alarmy a pripomenutia, ako aj poskytovať spätnú väzbu kolegom a žiadať o zmeny alebo doplnenia úloh. Navyše, ak plánujete softvér používať vo svojej firme, nepotrebujete žiadne školenie. Funguje hneď po nainštalovaní do počítača.

Easynote tvrdí, že aplikáciu používajú desaťtisíce ľudí a spoločností po celom svete vrátane spoločností ako Samsung, Yamaha, Siemens, Barclays, Unicef a Pfizer. K dispozícii je bezplatná verzia, no tá vám neposkytne taký pôžitok, ako platená. Nehovoriac o tom, že ceny premium služieb sú viac ako prijateľné. Preto sa nad nimi rozhodne oplatí popremýšľať.

Trello

Pokiaľ ide o softvér na zvýšenie produktivity v podnikaní, Trello je bezpochyby jedným z najobľúbenejších a najznámejších programov na trhu. Táto aplikácia, ktorá je k dispozícii na počítačoch aj mobilných zariadeniach, vám umožňuje organizovať osobné a pracovné úlohy, napríklad domáce úlohy, nákupné zoznamy či rôzne typy projektov.

Používateľské rozhranie je veľmi prívetivé a je založené prevažne na nástenkách, ktoré si vytvoríte na organizáciu vecí, na ktorých pracujete. Môžete ich kategorizovať na základe rôznych tém a úloh a pozývať spolupracovníkov, priateľov a členov rodiny na spoluprácu na úlohách. Aplikácia využíva aj kontrolné zoznamy a zoznamy úloh.

Po vytvorení nástenky môžete vytvárať úlohy a prideľovať ich rôznym ľuďom. Odtiaľto môžete komentovať alebo prijímať spätnú väzbu, aby ste sa uistili, že ste všetko stihli. Ku kartám máte tiež možnosť pridávať fotografie, videá a súbory, prezerať si svoje zoznamy v zobrazení kalendára a sledovať termíny.

Trello je cloudová služba, ktorá funguje na rôznych platformách a zariadeniach vrátane systémov Windows, Mac, iOS a Android. Aplikácia má platenú aj bezplatnú verziu. V bezplatnej si môžete vytvoriť ľubovoľný počet kariet a zoznamov. V premium verzii máte viacero služieb a možnosť pripájať ku kartám aj väčšie súbory, pričom plán Business Class a Enterprise umožňuje používanie pre viac ako 100 používateľov.

Monday.com

Ak chcete nástroj na správu úloh, ktorý je zameraný skôr na obchodné tímy, najlepším riešením je aplikácia Monday.com. Ide o vizuálne orientovaný softvér na zvýšenie produktivity, ktorý umožňuje projektovým manažérom delegovať úlohy a sledovať kroky, ktoré členovia tímu vykonávajú na ich úspešné dokončenie.

Pomocou aplikácie môžete vytvárať komplexné zoznamy úloh, zdieľať súbory a komunikovať s kolegami. Softvér poskytuje veľký prehľad o projektoch a umožňuje pridávať podrobnosti, ako je stav vlastníka, stanovenie priorít a časový harmonogram. Navyše je tu zabudovaná funkcia chatu, ktorá vám umožňuje diskutovať o úlohách s jednotlivými členmi tímu a skupinami.

Tento nástroj, ktorý si berie príklad z nástroja Trello, je vybavený aj funkciou kalendára. Vďaka tomu sú všetky vaše úlohy a termíny na jednom mieste. A aby sa dôležité obchodné informácie nedostali do nesprávnych rúk, údaje uložené v aplikácii sú šifrované. Medzi ďalšie bezpečnostné funkcie patrí dvojfaktorové overovanie, jednotné prihlásenie a protokoly auditu.

Accelo

Accelo je platforma založená na cloude, ktorá sa predáva ako systém automatizácie pre podniky a umožňuje vám spravovať prácu s klientmi z jedného miesta. Spája všetky aspekty podnikania, napríklad predaj a riadenie projektov, v rámci jedného softvéru.

Na správu projektov môžete využívať grafy typu "drag and drop" a k dispozícii je aj funkcia sledovania projektov, ktorá zohľadňuje výsledky, zdroje a rozpočty. Získate tiež nástroj na plánovanie tímov, ktorý umožňuje delegovať úlohy medzi primerane kvalifikovaných zamestnancov, spolu s mobilnými časovačmi a automatickými časovými výkazmi.

Medzi ďalšie vychytávky patrí funkcia fakturácie, ktorá sa automaticky synchronizuje so systémami Xero a QuickBooks, a automatické oznámenia. Accelo ponúka bezplatnú skúšobnú verziu, aby ste si mohli službu vyskúšať. Následne nechýba niekoľko plánov, ktoré si môžete podľa svojich potrieb vybrať a predplatiť.

Na používanie aplikácií potrebujete kvalitné zariadenie. Vyberajte si z Alza.sk a ušetrite desiatky eur.

Todoist

Todoist je na trhu už dlho a ponúka prehľadné, ľahko použiteľné rozhranie, ktoré je určené pre mladších aj starších. Výhodou je tiež synchroznizácia medzi jednotlivými platformami a aplikácie pre Android, iOS, Windows aj Mac. Veľmi silnou stránkou, okrem možnosti používať aplikáciu skutočne kdekoľvek, je rýchle zadávanie pripomienok a intuitívne rozhranie.

Todoist je freemium produkt, čo znamená, že aplikácia je na stiahnutie zadarmo, ale obsahuje voliteľné predplatné na pridanie ďalších funkcií. Bezplatná úroveň je v skutočnosti veľkorysá. Doplnky, ktoré získate s predplatným, ako napríklad možnosť pridať ku každému projektu až 25 ľudí, témy a vlastné ikony, sú síce zaujímavé, ale rozhodne nebránia tomu, aby ste aplikáciu využívali aj bez platenia niekoľkých eur mesačne.

Ak chcete s úlohami prejsť na vyššiu úroveň, Todoist dokonca ponúka zobrazenie "tabule Kanban", pomocou ktorej môžete získať lepšiu vizualizáciu rôznych, vzájomne prepojených úloh v rámci veľkého projektu. Pre tých, ktorí nevedia, čo Kanban je, ide o spôsob, ktorý umožňuje zobraziť všetky úlohy na jednej tabuli, ktorú môžete presúvať medzi stavmi ako "nezačaté", "prebieha" a "hotové".

Ak hľadáte aplikáciu s bohatými funkciami, ktorá dokonale funguje na akomkoľvek používanom zariadení, potom môže byť Todoist ideálnou voľbou.

Ďalšie aplikácie, ktoré môžete zvážiť

V našom článku sme síce predstavili len šesť platforiem na vytváranie to do listov, no pri prehľadávaní App Store alebo Google Play zistíte, že existuje veľa ďalších možností, ktoré môžete zvážiť. V neposlednom rade je to preto, že jednotlivé softvéry robia veci rôzne a vy musíte nájsť ten, ktorý vám bude svojím spôsobom práce vyhovovať najlepšie. Nižšie vám navrhneme niekoľko alternatív k vyššie uvedeným, aby ste zistili, či nie sú pre vás lepšou voľbou:

Slack je ďalším skvelým pracovným nástrojom, na ktorý by ste nemali zabúdať. Vytvorený bol primárne ako centrum pre spoluprácu. Práve preto funguje hlavne ako všeobecná komunikačná platforma. Osobitou výhodou je, že ako webová aplikácia je prístupný z akéhokoľvek zariadenia bez ohľadu na operačný systém a jeho používanie je prispôsobené najmä mobilným platformám. To znamená, že ak potrebujete na organizáciu prostriedok, ktorý vám pomôže lepšie komunikovať, práve ste našli kandidáta, ktorý vám toto všetko môže poskytnúť.

Asana je ďalšou platformou, ktorej cieľom je jednoduchým a ľahkým spôsobom spojiť všetky pracovné postupy, aby ste mohli plniť jednotlivé úlohy rýchlejšie a jednoduchšie. Pomáha tomu ľahko použiteľné grafické rozhranie, vďaka ktorému hneď uvidíte, čo je potrebné urobiť. Ako platforma na riadenie práce veľmi dobre funguje s tímami a umožňuje rýchle plánovanie cieľov a projektov.

Basecamp sa snaží ísť ešte ďalej a poskytuje celý rad ďalších nástrojov, ako sú komunikačné kanály, plány úloh, dokumenty a ukladanie súborov. Cieľom je mať všetko nielen na jednom mieste, ale aj prehľadne zoradené. Vďaka zvýrazneniu dátumov splatnosti je možné ľahšie nájsť a spravovať nadchádzajúce termíny a zabezpečiť tak včasné dokončenie viacerých projektov.

Samepage je ďalšou dobrou možnosťou, ktorú môžete zvážiť, ak hľadáte spoluprácu na zlepšenie efektívnosti a riadenia úloh. Centralizuje komunikáciu na jednom mieste a jej cieľom je spojiť všetky chaty, pripomienky a spolupracovníkov do riadených tímov pre akékoľvek projekty, ktoré potrebujete zvládnuť. Do diskusií môžete pozývať aj hostí, prípadne mať súkromné konverzácie len s jedným človekom.

Zhrnutie

Plánovanie práce je dôležité. Len vďaka nemu máte prehľad v tom, čo robíte a či ste na niečo nezabudli. Vyberte si jeden z nástrojov, ktoré sme spomenuli v dnešnom článku, a uvidíte, že jednotlivé úlohy budete plniť oveľa jednoduchšie a rýchlejšie.

zdroj: techradar.com


Naďa Černá

Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.


Podobné články: