Multitasking: Kedy sa oplatí a kedy sa mu treba vyhnúť?

multitasking

S pojmom multitasking sa dnes stretol snáď každý. Vo voľnom preklade znamená “robiť viac vecí naraz”, čo je často snom mnohých workoholikov. Predsa len, kto by nechcel robiť niekoľko povinností súčasne a rýchlejšie tak dokončiť úlohu, na ktorej pracuje? Bohužiaľ, multitasking nie je tak výhodný, ako sa zdá. Mnohokrát dokonca dokáže spôsobiť presný opak toho, čo sľubuje. Kedy teda multitasking využívať a kedy sa mu vyhnúť? Pripravili sme si pre vás odpovede na všetky otázky.

Čo je multitasking?

Na začiatok je dobré vysvetliť, čo sa vlastne pod anglickým slovom multitasking skrýva. V jednoduchosti povedané, ide o vykonávanie viacerých činností súčasne, ako napríklad počúvanie hudby a behanie, či telefonovanie a prechádzanie sa z miesta na miesto.

Slovo multitasking sa v minulosti využívalo v spojitosti s výpočtovou technikou. Práve stroje, ako napríklad notebooky, počítače alebo tablety disponovali (a stále disponujú) možnosťou spúšťania viacerých programov naraz, prípadne vykonávaním niekoľkých úloh súčasne.

Po čase sa multitasking dostal aj do života bežných ľudí. Množstvo úloh a povinností totižto núti zamestnancov k tomu, aby robili nie iba dve, ale rovno tri či štyri úlohy naraz. Problém je ale v tom, že na rozdiel od počítačov, sa ľudská myseľ nedokáže plne sústrediť na viac ako jednu vec. Práve preto je práca, ktorú robíte v rámci multitaskingu, často nedokonalá a má menšie či väčšie chyby.

multitasking

Nejde však len o nekvalitný pracovný výstup. Multitasking môže spôsobiť aj množstvo psychických problémov. Neustále prepínanie medzi jednou a druhou úlohou zvyšuje napätie a stres. To, že by ste boli pod stresom, spočiatku ani len nemusíte cítiť. Neskôr, keď v multitaskingu budete pokračovať, sa môžete dopracovať k rôznym psychickým problémom, ako je napríklad vyhorenie.

Vyhorenie je stav fyzického a emocionálneho vyčerpania. Môže nastať, keď vo svojej práci zažívate dlhodobý stres, prípadne keď dlhší čas pracujete vo fyzicky alebo emocionálne vyčerpávajúcom prostredí. K bežným príznakom vyhorenia patria únava, prokrastinácia, pocit preťaženia, pochybnosti, negatívny až cynický pohľad na svet a život, a pocit osamelosti.

Vyhorenie nie je niečo, čo zmizne samo. Ide o pomerne veľký problém, ktorý ovplyvní ako profesionálny, tak aj osobný život. Práve preto je dôležité situáciu riešiť a zamerať sa nielen na samotné vyhorenie, ale tiež na zdroj problému, ktorým môže byť multitasking.

Je multitasking možný?

V jednoduchosti povedané, nie. Pre ľudský mozog nie je multitasking prirodzený ani možný. Ak sa vám zdá, že robíte viac vecí naraz, pravdou je, že iba veľmi rýchlo prechádzate z jednej na druhú. Nevykonávate ich súbežne.

Aj napriek tomu, že človek nevykonáva dve a viac vecí naraz ako počítače, prepínanie medzi dvomi a viac úlohami nazývame multitasking. Ide totižto o veľmi podobný proces, ktorého cieľom je vyššia efektívnosť a rýchlosť. To, či vám však táto metóda práce skutočne poskytne tieto výsledky, zistíme nižšie.

Kedy nemôžete multitasking využiť?

Multitasking by ste nemali využívať v situáciách, keď sa potrebujete plne sústrediť na všetky činnosti, ktoré vykonávate. Môže to byť napríklad písanie e-mailu, riešenie pracovného problému a telefonovanie so šéfom. 

Všetkým zo spomenutých úloh musíte venovať svoju stopercentnú pozornosť, aby ste mohli:

  • odoslať e-mail, ktorý bude mať hlavu a pätu, 
  • vyriešiť čo najrýchlejšie a najjednoduchšie komplexný problém, ktorý sa vyskytol v práci,
  • odpovedať šéfovi na všetky jeho otázky.

Ak by ste robili tieto veci naraz, mohlo by sa stať, že výsledok vašej práce bude nekvalitný a budete ju musieť urobiť odznova. To v konečnom výsledku nebude znamenať skrátenie pracovnej doby, ale jej predĺženie.

Skutočnosť, že multitasking nefunguje pri náročných úlohách, potvrdili aj mnohí vedci. Jedna štúdia, ktorú vykonali odborníci s cieľom zistiť, či je multitasking počas šoférovania dobrý alebo zlý, dospela k negatívnemu záveru. Zistilo sa, že robenie viacerých vecí naraz počas jazdy znižuje obozretnosť a môže viesť k rôznym kolíziám.

Ďalšia štúdia zameraná na multitasking za volantom zistila, že schopnosť sústrediť sa na viacero vecí naraz sa zhoršuje vekom. Mladí ľudia, ktorí sa zúčastnili výskumu, totižto dokázali reagovať na rôzne externé faktory lepšie ako starší.

multitasking na počítači

Kedy môžete multitasking využiť?

Na druhej strane, v niektorých situáciách môže byť multitasking prínosom. Platí to však pri jednoduchších pracovných úlohách, na ktoré sa človek nemusí plne sústrediť, prípadne ich robí už automaticky. Do tejto kategórie spadá napríklad behanie a počúvanie hudby, prechádzanie sa a rozprávanie, či jedenie a pozeranie televízie.

Jedna štúdia dokonca zistila, že mierne rušivé činnosti dokážu zlepšiť náš výkon. Napríklad, počúvanie rádia počas jazdy v aute môže zabrániť mikrospánku.

V jednoduchosti povedané, multitasking môžete do svojej pracovnej činnosti zaradiť vtedy, keď robíte niečo, čo dobre poznáte a nepotrebujete sa na to sústrediť. Prípadne ide o bežné rutinné záležitosti, ktoré mozog vykonáva sám bez toho, aby ste tomu prikladali väčšiu váhu.

Multitasking: muži vs ženy

Mnohokrát sa hovorí o tom, že ženy sú v multitaskingu lepšie ako muži. Nie je to však pravda. Výskumy ukazujú, že obe pohlavia sú na tom pri robení viacerých vecí rovnako zle.

Otázkou tak zostáva, ako je možné, že ženy mnohokrát dokážu za deň spraviť viac vecí (práca, starostlivosť o deti, upratovanie a podobne) ako muži? Odpoveď je pomerne jednoduchá – robia viac. Podľa austrálskych štatistikov strávi priemerná pracujúca žena prácou v domácnosti o približne 4 hodiny týždenne viac ako muži.

Je multitasking dobrý?

Odpoveď na túto otázku sa odvíja od toho, na akú prácu ho chcete využiť. V niektorých oblastiach vám môže efektívne pomôcť, pretože urýchli jednoduché procesy a zaistí vám, že práca bude hotová skôr. Vo väčšine prípadov však dokáže skomplikovať osobný aj pracovný život a spôsobiť rôzne problémy.

O aké problémy ide?

Poškodenie zdravia

Možno sa to na prvý pohľad nezdá, no multitasking vie negatívne ovplyvniť vaše zdravie. Robenie viacerých vecí naraz vedie hlavne k depresii a úzkosti. Okrem toho multitasking dokáže taktiež nenávratne zhoršiť pamäť.

Zhoršenie vzťahov

Okrem problémov ako sú depresia a úzkosť môže multitasking ohroziť aj vaše osobné vzťahy. Predstavte si, že o niečom diskutujete s priateľom, ktorý neustále pracuje, kontrolujete sociálne siete alebo odpisuje na e-maily. Ako by ste sa cítili? S veľkou pravdepodobnosťou nie príliš dobre. V budúcnosti by ste si preto rozmysleli, či tejto osobe niečo poviete, alebo si necháte novinky pre seba.

Rušiacim elementom však nemusia byť len sociálne siete a elektronika. Pokojne to môže byť situácia, keď vám vaša blízka osoba niečo hovorí, no vy počas rozhovoru začnete variť, upratovať či dokonca listovať v knihe.

Multitasking postupne zhoršuje vzťahy, a to až tak, že kvôli nemu môžete prísť o svojich priateľov alebo partnera.

Zníženie produktivity

Multitasking na prvý pohľad vyzerá ako perfektná metóda slúžiaca na zvýšenie produktivity a urýchlenie práce. V skutočnosti vám však tieto výhody poskytne len pri rutinných činnostiach, na ktoré sa nemusíte sústrediť. V iných prípadoch produktivitu znižuje a spôsobuje, že k mnohým úlohám sa musíte opakovane vracať.

To, že multitasking znižuje produktivitu, potvrdili aj vedci. Tí zistili, že keď prechádzate z jednej úlohy na druhú, v mozgu vám vznikajú tzv. kognitívne náklady, ktoré vás spomaľujú a rozptyľujú.

Ak teda chcete byť čo najproduktívnejší, naplánujte si jednotlivé úlohy tak, aby ste ich nemuseli robiť naraz, ale po jednom. Uvidíte, že takýto spôsob práce bude oveľa plynulejší a rýchlejší.

multitasking

Zníženie výkonu

Štúdie ukazujú, že pri multitaskingu trpí nielen produktivita, ale aj výkon. Človek sa kvôli prechádzaniu z jednej úlohy na druhú stáva menej efektívnym a náchylnejším k tomu, aby spravil chybu.

Toto platí hlavne o náročnejších úlohách, na ktoré je nutné dobre sa sústrediť. Pri jednoduchých domácich prácach alebo voľnočasových aktivitách nemusí dôjsť k žiadnym chybám či komplikáciám.

Okrem toho netreba zabúdať ani na to, že pri striedaní úloh strácame čas aj energiu. Štúdie odhaľujú, že strata času sa v závislosti od rôznych faktorov môže pohybovať v rozmedzí niekoľkých sekúnd až hodín.

Podľa psychológa Geralda Weinberga ovplyvňuje množstvo strateného času hlavne počet úloh, medzi ktorými prepíname:

  • Sústredenie sa na jednu úlohu = využitie produktívneho času na 100 %
  • Prepínanie medzi dvoma úlohami = na každú úlohu využijete len 40 % zo svojho produktívneho času. Ostatných 20 % predstavuje čas, ktorý stratíte z dôvodu prepínania medzi nimi.
  • Prepínanie medzi tromi úlohami = na každú úlohu využijete len 20 % zo svojho produktívneho času. Ostatných 40 % predstavuje čas, ktorý stratíte z dôvodu prepínania medzi nimi.

Ako skončiť s multitaskingom?

Po rokoch využívania multitaskingu je náročné skončiť s ním. Existuje však niekoľko praktických tipov, ako na to:

  • Pracovné úlohy si naplánujte tak, aby ste ich robili postupne – namiesto toho, aby ste si na tú istú hodinu naplánovali niekoľko rôznych úloh, si naplánujte len jednu. Ďalšiu si naplánujte tak, aby ste ju začali vykonávať po skončení tej prvej.
  • Vyhnite sa rozptýleniu – všetky otvorené karty v počítači a zapnuté aplikácie v mobile vypnite. Upracte si stôl a nechajte na ňom len to, čo skutočne potrebujete. Vyhnite sa zbytočnému rozptýleniu, ktoré by mohlo viesť k následnému multitaskingu a zníženiu vašej produktivity.
  • Naučte sa povedať nie – keď toho máte veľa, nepridávajte si zbytočne prácu navyše. Namiesto toho, aby ste sa zaviazali k niečomu, čo nestíhate urobiť, jednoducho svojmu nadriadenému alebo klientovi povedzte nie. Prípadne zistite, či by nebolo možné spraviť prácu v iný deň, keď budete mať čas.
  • Urobte z technológie svojho spojenca – väčšina aplikácií v mobile a počítači podporuje multitasking. Umožňuje vám robiť viac vecí naraz, čo len komplikuje celú situáciu. Takýmto aplikáciám sa však vyhnite a vyhľadajte tie, ktoré slúžia na upokojenie a sústredenie. Vhodná je napríklad aplikácia Forest alebo Calm.
  • Prácu delegujte – ak máte deadline a sami to nestíhate, prácu rozdeľte medzi viacerých ľudí. Uvidíte, že jednotlivé úlohy spracujete takýmto spôsobom rýchlejšie a efektívnejšie.
multitasking na mobile

Zhrnutie

Multitasking je spôsob pracovania, ktorý je ideálny len v prípade jednoduchších a nenáročných úloh. Ak máte pred sebou niečo komplikované, na čo sa musíte plne sústrediť, nekombinujte to s ničím iným. Zaistíte si tak vysokú produktivitu aj výkon. Nehovoriac o tom, že k jednotlivým úlohám sa nebudete musieť opakovane vracať.

zdroj: lifehack.org


Naďa Černá

Naďa Černá

Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.


Podobné články: